Privacy Beleid Opvang Anders 
25 mei 2018

Stichting Opvang Anders hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Opvang Anders houdt zich in alle gevallen aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt- deze doelen en de aard van de persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
    Stichting Opvang Anders is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Opvang Anders verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Pedagogische doeleinden;
  • Beleids- en kwaliteitsdoeleinden;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;

Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen plaatsingsovereenkomst of opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Opvang Anders de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Geslacht;
  • BSN-nummer;
  • Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door Opvang Anders opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor 5 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees
Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Opvang Anders verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen van/over de organisatie.
    Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
  • De plaatsingsovereenkomst en het intakeformulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Opvang Anders de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Opvang Anders opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de looptijd van de plaatsingsovereenkomst. Bij vertrek van het kind worden de mailadressen van ouders/verzorgers verwijderd uit de ontvangstlijst.
Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden
Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden worden door Opvang Anders verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van informatieboekje, flyers en/of gerichte contacten.
  • Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
  • Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;
  • Een mailverzoek ten behoeve van een mogelijke plaatsing.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Opvang Anders de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres.
    Uw persoonsgegevens worden door Opvang Anders opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
    Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontact en/of geïnteresseerde.
    Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers
    Persoonsgegevens van Medewerkers worden door Opvang Anders verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
    Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
    Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
    De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan {Opvang Anders} de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Salarisgegevens;
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer;
  • Bankgegevens.
  • Uw persoonsgegevens worden door Opvang Anders opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
    Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor 5 jaar.
    Verstrekking aan derden
    De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de plaatsingsadministratie;
  • Het verzorgen van de financiële administratie;
  • Het verzorgen van de salarisadministratie;
  • Het verzorgen van de internet- en digitale werkomgeving.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Ook volgen wij de Meldcode Kindermishandeling; indien er een gegrond vermoeden van kindermishandeling is zijn wij verplicht de route te volgen zoals omschreven in de Meldcode Kindermishandeling, waarbij een melding bij Veilig Thuis tot de stappen kan behoren.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Wij zijn gebonden aan de wet- en regelgeving omtrent kinderopvang; waaronder de wet IKK (Innovatie en Kwaliteit Kinderopvang). Vanuit de wet IKK zijn wij verplicht een doorgaande ontwikkelingslijn te bieden waarbij wij een overdracht aan de school verzorgen als het kind 4 jaar wordt; hiervoor wordt in het laatste oudergesprek toestemming gevraagd. Vanuit dezelfde wet is het mentorschap ingevoerd, van waaruit wij kind-observaties doen en onze pedagogische bevindingen noteren in een verslag. Deze worden uitsluitend op papier en achter slot en grendel bewaard. Bij vertrek van het kind worden deze gegevens aan de ouders overhandigd of vernietigd. Bij overplaatsing van een kind naar een andere groep binnen Opvang Anders worden kind-gegevens en observaties gedeeld met de betrokken medewerkers van de groep conform de plaatsingsovereenkomst en het intakeformulier.
Op het intakeformulier geven ouders/verzorgers wel/niet toestemming voor het delen van beeldmateriaal van uw kind voor intern gebruik, wij zijn hieraan gehouden. Bij extern gebruik zullen wij expliciet en schriftelijk toestemming vragen. Bij toestemming voor gebruik op sociale media wordt het kind nooit herkenbaar in beeld gebracht tenzij ouders/verzorgers hier expliciet en schriftelijk toestemming voor hebben gegeven. Bij vertrek van het kind wordt al het beeldmateriaal gewist.
Bij de plaatsing wordt pedagogische en medische informatie over het kind gevraagd aan de ouders/verzorgers. Deze wordt uitsluitend gedeeld met de betrokken pedagogisch medewerkers van de groep. Medische informatie (allergieën e.d.) wordt op een voor buitenstaanders niet-zichtbare plek op de groep opgehangen. Indien er sprake is van een heftige allergie, vragen wij expliciet toestemming aan de ouders om de informatie wel op een zichtbare plek op te hangen i.v.m. veiligheid en gezondheid van het kind.

Bewaartermijn
Opvang Anders bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Bij vertrek van kind of medewerker worden de gegevens direct vernietigd in zoverre zij niet nodig zijn voor de financiële administratie en verplichte bewaartermijn.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we onder andere de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Opvang Anders van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • Rechten omtrent uw gegevens
  • U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Stichting Opvang Anders
De Surmontstraat 49
1181 RV Amstelveen
020-4414904
info@opvanganders.nl